Terms and conditions of Study Association ECU'92

Terms and conditions of Study Association ECU'92

For English, see below.

Laatste wijziging: 28 januari 2014

DOELSTELLINGEN

Artikel 1, doelstellingen
1.1. De doelstellingen van studievereniging ECU’92 zijn de volgende:
Het bevorderen van de sociale contacten tussen de economiestudenten van de Universiteit Utrecht.
Het verbeteren van de kwaliteit van het economie onderwijs aan de Universiteit Utrecht.
Het verkleinen van de kloof tussen de academische theorie en praktijk.
Het bevorderen van de contacten tussen alumni onderling en tussen alumni en studievereniging ECU’92 respectievelijk de Universiteit Utrecht.
1.2. Het bestuur hanteert deze doelstellingen als uitgangspunt bij het uitvoeren van haar bestuurstaken.

 

CONTRIBUTIE.

Artikel 2, contributie
2.1. De contributie te betalen door leden en de bijdrage te betalen door begunstigers worden jaarlijks door de ALV vastgesteld op de laatste vergadering voor het begin van het nieuwe academisch jaar.
2.2. De contributie of bijdrage dient uiterlijk 1 december van elk jaar te worden voldaan
2.3. Indien een lid of begunstiger niet voor 1 december heeft betaald, kan het bestuur besluiten tot opzegging of ontzetting, doch niet voordat het lid of de begunstiger schriftelijk in kennis is gesteld van het voornemen van het bestuur daartoe.
2.4. Het bestuur neemt een redelijke periode in acht na het versturen van de schriftelijke kennisgeving alvorens tot opzegging of ontzetting over te gaan.

 

LEDEN.

Artikel 3, ereleden en leden van verdienste
3.1. Op voorstel van het bestuur, gehoord door het College van Advies, benoemt de ALV ereleden en leden van verdienste.
3.2. Personen die over een langere periode een buitengewone bijdrage of inspanning hebben geleverd voor Economie in Utrecht en ECU’92 in het bijzonder kunnen tot erelid worden benoemd.
3.3. Leden en oud-leden, die aan de volgende criteria voldoen kunnen tot lid van verdienste worden benoemd:
a. Zij moeten een buitengewone bijdrage of inspanning hebben geleverd aan de continuïteit en ontwikkeling van ECU’92 of Economie in Utrecht in het algemeen;
b. Zij moeten grote betrokkenheid voor ECU’92 hebben getoond en de vereniging met raad en daad hebben bijgestaan.
3.4. Ereleden en leden van verdienste worden voor het leven benoemd.
3.5. Ereleden en leden van verdienste kunnen te allen tijde afstand doen van hun status van erelid of lid van verdienste.
3.6. Ereleden en leden van verdienste zijn vrijgesteld van contributie. Voor leden die de status van lid van verdienste krijgen, vervalt de verplichting contributie te betalen.
3.7. In het ledenregister wordt van benoeming en het afstand nemen aantekening gemaakt door het bestuur.

Artikel 4, lidmaatschapscriterium
4.1. In uitwerking op artikel 4 lid 2, 3 en 4 van de Statuten van de vereniging, neemt het bestuur bij de beoordeling van het economisch gehalte van de opleiding van een aspirant-lid de beginselen van gelijkheid en opgewekte verwachtingen in acht.
4.2. Het bestuur dient het criterium consequent in te vullen gedurende zijn zittingstermijn.
4.3. Is iemand eenmaal toegelaten als lid, dan behoudt hij die status ongeacht een nieuwe invulling van het criterium door het bestuur.
 

ALGEMENE LEDENVERGADERING

Artikel 5, data
De ALV worden niet gehouden gedurende de academische vakan¬ties en niet op zaterdagen, zon- en feestdagen.

Artikel 6, bestuurlijke bagage
6.1. Het bestuur dient op de ALV in het bezit te zijn van de Statuten van de vereniging, het Huishoudelijk Reglement van de vereniging, de Statuten van de boekenstichting, alsmede alle andere -institutionele- stukken die van belang zijn op de ALV.
6.2. De voorzitter dient in bezit te zijn van de agenda van de vergadering en de voorzittershamer.

Artikel 7, notulen van de vorige ALV
Op verzoek van tenminste eenderde van het aantal aanwezige stemgerechtigden worden de notulen van de vorige ALV voorgelezen.

Artikel 8, ALV stukken
8.1. Onder ALV stukken wordt verstaan de notulen van de vorige ALV en overige documenten die op de ALV worden behandeld.
8.2. ALV stukken worden niet naar de leden toegestuurd. ALV stukken liggen 5 werkdagen voor de ALV, ter inzage op de ECU’92 kamer. Op verzoek kunnen de ALV stukken per e-mail worden toegestuurd.
8.3. Tijdens de ALV zijn de stukken voor de aanwezige leden schriftelijk beschikbaar.

Artikel 9, binnengekomen en uitgaande stukken
9.1. De secretaris doet aan de ALV verslag van de binnengekomen en uitgaande stukken, voor zover hij deze van belang acht voor de ALV. Op verzoek kan hij de korte inhoud van deze stukken mededelen aan de ALV.
9.2. De binnengekomen en uitgaande stukken liggen verder ter inzage in de ECU’92-kamer.

Artikel 10, definitieve agenda
Na eventuele voorlezing van de vorige notulen en de behandeling van de binnengekomen en uitgaande stukken wordt door de ALV de definitieve agenda vastgesteld op voordracht van de voorzitter.

Artikel 11, woordvoeren
11.1. Indien de orde van de vergadering dit vereist, kan niemand het woord nemen zonder de toestemming van de voorzitter.
11.2. De voorzitter verleent het woord aan de aanwezigen zo mogelijk in de volgorde waarin het werd aangevraagd.
11.3. De voorzitter bepaalt aan de hand van het aantal aanwezigen en de aan de orde zijnde onderwerpen of lid 1 en 2 van toepassing zijn. Ook kan hij nadere regels stellen aan het aanvragen van het woord.

Artikel 12, interrumpering
12.1 Ieder die toegelaten is tot de ALV heeft het recht om zijn mening te uiten over aan de orde zijnde onderwerpen.
12.2. Alleen de voorzitter mag de spreker in de rede vallen, om hem tot de orde te roepen of om hem aan bepalingen van de wet, statuten of het huishoudelijk reglement te herinneren.
12.3. De voorzitter zal met name de spreker in de rede vallen, indien deze op welke wijze dan ook de orde verstoort.
12.4. Bij herhaalde ordeverstoring kan de voorzitter de orde- verstoorder uit de vergadering doen verwijderen.

Artikel 13, voorstellen
13.1. Elke stemgerechtigde kan sluiting of heropening van de beraadslaging over een bepaald onderwerp voorstellen.
13.2. Elke stemgerechtigde kan amendementen op in behandeling zijnde voorstellen indienen.
13.3. Elke stemgerechtigde kan een voorstel indienen tot wijziging van de volgorde of tot splitsing van de te behande¬len voorstellen.

Artikel 14, stemming over een voorstel
14.1. Indien op enig voorstel geen wijzigingen meer worden voorgesteld en de beraadslaging erover door de voorzitter gesloten is, wordt tot stemming over het voorstel overgegaan.
14.2. De stemming kan geschieden per onderdeel van het voorstel afzonderlijk en/of over het voorstel in zijn geheel.
14.3. Over ingediende amendementen wordt gestemd in de volgorde waarin zij zijn ingediend.
14.4. Wanneer een later ingediend amendement verder strekt dan een voorgaand amendement, kan de voorzitter besluiten dat over het meest vergaande amendement eerst gestemd wordt.
14.5. Is er over de toepassing van dit artikel geen overeenstemming binnen de ALV, dan beslist de voorzitter.

Artikel 15, het oordeel van de ALV over het beleidsplan, de begroting en het jaarverslag
15.1 Indien de ALV, gehoord de oordelen van artikel 44.3 en 44.4 en na het eventueel aanbrengen van amendementen, besluit geen goedkeuring te verlenen aan een of meerdere onderdelen van het beleidsplan, de begroting of het jaarverslag moet de ALV terstond een oplossing treffen. In 15.2 en 15.3 worden twee mogelijke oplossingen gegeven.
15.2 Indien de ALV geen goedkeuring verleent aan één of meerdere onderdelen van het jaarverslag heeft de ALV de mogelijkheid decharge te verlenen onder de opschortende voorwaarde dat het College van Advies respectievelijk de Kascommissie na herziening als nog een positief oordeel velt. De herziening en de beoordeling moeten uiterlijk binnen een maand plaatsvinden.
15.3 Indien de ALV geen goedkeuring verleent aan één of meerdere onderdelen van het beleidsplan of de begroting heeft de ALV de mogelijkheid goedkeuring te verlenen onder de opschortende voorwaarde dat het College van Advies respectievelijk de Kascommissie na herziening als nog een positief oordeel velt. De herziening en de beoordeling moeten uiterlijk binnen twee weken plaatsvinden.
15.4 Indien de ALV geen goedkeuring verleent aan het beleidsplan en/of de begroting of een onderdeel daarvan moet de ALV met het bestuur afspraken maken over het te voeren beleid en over het aangaan van financiële verplichtingen ter overbrugging van de periode tussen de ALV en het moment waarop als nog goedkeuring wordt verleend aan het beleidsplan en/of de begroting of een onderdeel daarvan.
15.5 Het jaarverslag zoals vermeld in dit Huishoudelijk Reglement bevat zowel een jaarverslag als een financieel jaarverslag.

Artikel 16, rondvraag
Na behandeling van alle overige punten van de agenda wordt overgegaan tot de rondvraag. Bij deze rondvraag kunnen aan het bestuur vragen gesteld worden of mededelingen gedaan worden door eenieder.
 

PROCEDURE VOOR DE TOTSTANDKOMING VAN HET KANDIDAATSBESTUUR

Artikel 17, algemene bepalingen
17.1 Het ECU’92 bestuur voert de kandidaatsbestuursprocedure uit. Het College van Advies controleert voor de ALV het verloop van de kandidaatsbestuursprocedure aan de hand van de hiertoe opgestelde regels.
17.2 Het College van Advies wijst uit eigen gelederen één of meerdere kandidaten aan, die het College van Advies tijdens de kandidaatsbestuursprocedure vertegenwoordigen.
17.3 De door het College van Advies aangewezen lid/leden zijn bij de gehele kandidaatsbestuursprocedure betrokken. In het vervolg van dit artikel en de artikelen 18, 19 en 20 worden deze personen aangeduid met de leden van het College.
17.4 De taak van de leden van het College bestaat primair uit proces begeleiding en bewaking. Daarbij zal in het bijzonder worden gelet op de kwaliteit en de neutraliteit van de kandidaatsbestuursprocedure. Secundair zullen de leden van het College een bemiddelende rol vervullen als, in gevolg van een patstelling binnen het bestuur, geen voordracht tot stand komt.
 

HET VERLOOP VAN DE PROCEDURE

Artikel 18, het oriëntatiegesprek
18.1 De kandidaatsbestuursprocedure vangt aan met oriëntatiegesprekken. Voordat deze gesprekken gehouden worden, stelt het bestuur de bestuursprofielen op.
18.2 Het bestuur stelt met de leden van het College vast welke informatie de geïnteresseerde leden tijdens de oriëntatiegesprekken krijgen. Het bestuur houdt hierover contact met de leden van het College.
18.3 De geïnteresseerde leden krijgen in ieder geval informatie over het verloop van de sollicitatieprocedure en zij ontvangen een schriftelijke versie van de bestuursprofielen. Hiernaast ontvangen zij een recent exemplaar van het beleidsplan.
18.4 Het bestuur houdt met alle geïnteresseerde leden een oriëntatiegesprek.
18.5 Tijdens dit gesprek worden de geïnteresseerde leden in staat gesteld informatie in te winnen over ECU’92, alsmede de bestuursfuncties en taken.

Artikel 19, het sollicitatiegesprek
19.1 Het bestuur bereidt samen met de leden van het College de sollicitatiegesprekken voor, hiertoe worden in ieder geval de sollicitatiebrieven door gesproken en vragenlijsten opgesteld.
19.2 De sollicitatiegesprekken worden afgenomen door leden van het ECU’92 bestuur en de leden van het College.
19.3 Met alle kandidaten, die een sollicitatiebrief bij het bestuur inleveren, wordt een sollicitatiegesprek gevoerd.

Artikel 20, formatie en bekendmaking
20.1 Na de sollicitatiegesprekken worden door het bestuur en de leden van het College de kandidaten besproken.
20.2 Het bestuur formeert uit de kandidaten een kandidaatsbestuur, bij deze formatiegesprekken zijn de leden van het College aanwezig.
20.3 Zodra het bestuur een kandidaatsbestuur heeft geformeerd, wordt er een vergadering met het College van Advies belegd. In deze bijeenkomst wordt het College van Advies als geheel geïnformeerd over het verloop van de procedure en de keuze voor het kandidaatsbestuur.
20.4 Na de in het vorige lid genoemde bijeenkomst schrijft het bestuur een ALV uit.
20.5 Het bestuur draagt het kandidaatsbestuur voor op de laatste ALV voor het begin van het nieuwe academische jaar.
20.6 Tijdens deze ALV wordt over het kandidaatsbestuur gestemd. Voordat tot stemming wordt overgegaan zal het College van Advies een mededeling doen over het verloop van de procedure.
 

BESTUUR

Artikel 21, samenstelling
21.1. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, een coördinator intern , een coördinator extern en een coördinator onderwijs.
21.2. Het bestuur is bevoegd tussentijds de interne taakverdeling te wijzigen. Zij doet hiervan mededeling in de eerstvolgende ALV na de wijziging.
21.3. Bestuursleden van ECU’92 kunnen geen lid zijn van een ECU’92 commissie.

Artikel 22, Uitwerking artikel 20.1 statuut, beleid wordt op de ALV besproken
22.1. Indien het bestuur beleid wil veranderen, ontwikkelen of afbouwen ten opzichte van het beleidsplan, dan wordt dit aan de ALV ter goedkeuring voorgelegd.
22.2. Beleidswijzigingen en voorstellen kennen zowel een inhoudelijke als een financiële onderbouwing.

Artikel 23, halfjaarverslag
23.1. Het bestuur brengt op een ALV zes maanden na begin van het academische jaar, behoudens verlenging van deze termijn door de ALV, zijn halfjaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en het gevoerde beleid.
23.2. Tijdens deze ALV brengt het bestuur het financieel halfjaarverslag uit.

Artikel 24, de ‘vice-functies’
24.1. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid
24.2 De vice-secretaris vervangt de secretaris bij diens afwezigheid
24.3 De vice-penningmeester vervangt de penningmeester bij diens afwezigheid
24.4. De ‘vice-functies’ worden bij de bekendmaking van het kandidaats-bestuur bepaalt. Deze functies zijn niet gebonden aan een bepaalde functie. Alleen de voorzitter kan geen ‘vice-functie’ innemen.

Artikel 25, notulen van de bestuursvergaderingen
Het bestuur kan besluiten dat de notulen van een bestuursvergadering niet openbaar gemaakt zullen worden, indien het belang van de vereniging dit vereist. 

Artikel 26, toezicht
Het bestuur houdt toezicht op de naleving van de statuten en huishoudelijk reglement door de leden, begunstigers, ereleden en leden van verdienste.
 

COLLEGE VAN ADVIES

Artikel 27, samenstelling en benoeming
27.1 Het College van Advies bestaat uit minimaal drie leden en maximaal zeven leden.
27.2 De leden hebben een zittingsduur van tenminste een jaar. Ieder jaar dient tenminste één lid uit te treden met een maximum van drie per jaar.
27.3 Op de eerste ALV van het nieuwe academische jaar zal het College van Advies mededelen welke leden het College van Advies verlaten en met ingang van welke datum.
27.4 Nieuwe leden van het College van Advies worden door de ALV elk benoemd op bindende voordracht van het College van Advies. De bindende voordracht kan worden samengesteld uit alle leden en begunstigers, met bijzondere kennis, kwaliteiten of vaardigheden.
27.5 De voor te dragen nieuwe leden zijn uiterlijk vijftien werkdagen voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar bekend bij het bestuur. De bekendmaking aan de leden geschied bij de oproep voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar.
27.6 Tijdens de feitelijke stemming over de voordracht verwijderen de voorgedragenen zich uit het lokaal waar gestemd zal worden.
27.7 Het College van Advies kiest uit zijn midden een voorzitter, vice-voorzitter en een secretaris.

Artikel 28, incomptabiliteiten
De leden van het College van Advies kunnen geen bestuurslid van ECU’92 of van haar boekenstichting of commissielid van ECU’92 zijn.

Artikel 29, functies
29.1 Het College van Advies houdt toezicht op het bestuur. Het is hiertoe bevoegd om de notulen van de BV op te vragen, ook als het bestuur heeft besloten deze niet openbaar te maken naar gewone leden toe. Zij heeft tevens een bijzondere controlerende functie ten aanzien van de kandidaatsbestuur procedure welke vermeld staat in artikel 17 t/m 20 van dit huishoudelijk regelement.
29.2 Het College van Advies kan door het bestuur gevraagd worden advies te geven. Zij heeft tevens een bijzondere adviserende functie ten aanzien van de totstandkoming van het beleidsplan en het jaarverslag.
29.3 Het College van Advies controleert of de statuten en dit huishoudelijk reglement in acht worden genomen. 

Artikel 30, advies
30.1 De secretaris van het College van Advies stelt na een vergadering met het bestuur de gegeven beleidsadviezen op schrift. Deze adviezenlijst wordt toegevoegd aan de notulen van de vergadering. Tijdens de volgende vergadering van het College van Advies en het bestuur, geeft het bestuur aan wat zij met de adviezen heeft gedaan.
30.2 De notulen en de adviezenlijst kunnen ter inzage worden gevraagd door de ALV, met uitzondering in het geval dat de notulen en de adviezenlijst gegevens bevatten, welke bij bekendwording het belang van de vereniging ernstig kunnen schaden.

Artikel 31, bijzondere adviserende functie
31.1 Het College van Advies heeft een bijzondere adviserende functie ten aanzien van het beleidsplan. Hiertoe zullen twee vergaderingen worden belegd voor de aanvang van het nieuwe academische jaar. In de eerste vergadering zal met het kandidaatsbestuur een oriënterend gesprek gevoerd worden en worden zij van advies worden voorzien voor het opstellen van het beleidsplan. In de tweede vergadering zal het College van Advies met het kandidaatsbestuur de conceptversie van het beleidsplan doornemen en van advies voorzien.
31.2 Het College van Advies heeft een bijzondere adviserende functie ten aanzien van het jaarverslag. Hiertoe zullen twee vergaderingen worden belegd voor de aanvang van het nieuwe academische jaar. In de eerste vergadering zal met het bestuur een door hen aangeleverd concept jaarverslag worden besproken en van advies worden voorzien. In de tweede vergadering zal het College van Advies met het bestuur de definitieve versie van het jaarverslag doornemen.
31.3 Het doel van deze vergaderingen is: het adviseren met betrekking tot eventuele onregelmatigheden, het bespreken van nieuwe beleidsvoorstellen, het in de gaten houden van het lange termijn beleid en het adviseren met betrekking tot de haalbaarheid.
31.4 De in lid 1 en 2 genoemde tweede vergadering moeten uiterlijk tien werkdagen voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar plaatsvinden. Bij deze vergaderingen zijn de in artikel 33.4 genoemde nieuwe leden aanwezig.

Artikel 32, vergaderingen van het College van Advies
32.1 De vergadering wordt geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger. De secretaris stelt de notulen op.
32.2 De leden van het bestuur zijn gerechtigd de notulen in te zien van de vergaderingen van het College van Advies. 

Artikel 33, vergaderingen van het College van Advies met het bestuur
33.1 De voorzitter van het College van Advies en de voorzitter van het bestuur stellen gezamenlijk de agenda op en kiezen de data voor de vergaderingen.
33.2 De vergadering wordt geleid door de voorzitter van het College van Advies of diens plaatsvervanger. De secretaris van het bestuur maakt notulen van de vergaderingen.
33.3 Tenminste een maal per kwartaal vergadert het College van Advies met het bestuur. Tijdens deze vergaderingen doet het bestuur verslag van het gevoerde beleid en worden voorgenomen beleidsveranderingen ter advisering aan het College van Advies voorgelegd. Van deze vergaderingen brengt het College van Advies verslag uit aan de ALV.
33.4 Naast de in het Huishoudelijk Reglement genoemde verplichte vergaderingen zijn het College van Advies en het bestuur vrij andere vergaderingen te plannen al naar gelang hier behoefte aan is.
 

KASCOMMISSIE

Artikel 34, samenstelling en benoeming
34.1 De Kascommissie bestaat uit minimaal twee en maximaal vier personen.
34.2 De leden hebben een zittingsduur van minimaal een jaar.
34.3 Nieuwe leden van de Kascommissie worden door de ALV elk benoemd op bindende voordracht van de Kascommissie. De bindende voordracht kan worden samengesteld uit alle leden.
34.4 De samenstelling van de Kascommissie voor het nieuwe academische jaar zal uiterlijk vijftien werkdagen voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar bekend worden gemaakt aan het bestuur. De bekendmaking aan de leden geschied bij de oproep voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar.
34.5 Tijdens de feitelijke stemming over de voordracht verwijderen de voorgedragen leden zich uit het lokaal waar gestemd zal worden.
34.6 De Kascommissie kan, na kennisgeving aan het bestuur, een externe deskundige raadplegen ter ondersteuning van haar taken. 

Artikel 35, incomptabiliteiten
Leden van de Kascommissie kunnen geen lid zijn van het bestuur of een commissie van ECU’92 of haar boekenstichting, anders dan de Kascommissie zelf.

Artikel 36, functie
36.1 De Kascommissie controleert maximaal zeven werkdagen voor elke belegde ALV de kas en de bankboeken op eventuele onregelmatigheden. Het bestuur is verplicht de Kascommissie alle gewenste inlichtingen te verschaffen die zij nodig heeft voor het vervullen van haar taken.
36.2 Het bestuur licht de Kascommissie in, alvorens zij over gaat tot het doen van grote of ongewone uitgaven welke afwijken van de begroting.
36.3 De Kascommissie brengt verslag uit aan de ALV van haar bevindingen. Hiertoe vaardigt zij tenminste een persoon uit haar midden af. 

Artikel 37, bijzondere controlerende functie
37.1 De Kascommissie heeft een bijzondere controlerende functie ten aanzien van de begroting. Hiertoe zullen twee vergaderingen worden belegd voor de aanvang van het nieuwe academische jaar. In de eerste vergadering zal met het kandidaatsbestuur een oriënterend gesprek gevoerd worden ten aanzien van het opstellen van de begroting. In de tweede vergadering zal de Kascommissie met het kandidaatsbestuur de conceptversie van de begroting controleren en van advies voorzien.
37.2 De Kascommissie heeft een bijzondere controlerende functie ten aanzien van het financieel jaarverslag. Hiertoe zullen twee vergaderingen worden belegd voor de aanvang van het nieuwe academische jaar. In de eerste vergadering zal met het bestuur een door hen aangeleverd concept financieel jaarverslag worden besproken en van advies worden voorzien. In de tweede vergadering zal de kascommissie met het bestuur de definitieve versie van het financieel jaarverslag doornemen.
37.3 Het doel van deze controle is: het toetsen van de stukken aan eventuele onregelmatigheden, de financiële haalbaarheid van nieuwe beleidsvoorstellen beoordelen en het in de gaten houden van het financiële lange termijnbeleid.
37.4 De in lid 1 en 2 genoemde tweede vergadering moet uiterlijk tien werkdagen voor de eerste ALV van het nieuwe academische jaar plaatsvinden.
 

BIJZONDERE ADVISERENDE EN CONTROLERENDE FUNCTIE

Artikel 38, de bijzondere adviserende en controlerende functie en de ALV
38.1 Het College van Advies en de Kascommissie streven er naar de in artikel 37.1 en 43.1 beschreven tweede vergadering gezamenlijk te houden.
38.2 Het College van Advies en de Kascommissie streven er naar de in artikel 37.2 en 43.2 beschreven tweede vergadering gezamenlijk te houden.
38.3 Het College van Advies heeft de plicht haar oordeel uit te spreken over het beleidsplan en het jaarverslag op de eerste ALV van het nieuwe academische jaar. Dit oordeel dient van een motivatie voorzien te zijn.
38.4 De Kascommissie heeft de plicht haar oordeel uit te spreken over de begroting en het financieel jaarverslag op de eerste ALV van het nieuwe academische jaar. Dit oordeel dient van een motivatie voorzien te zijn.
38.5 Indien de ALV op grond van artikel 15.3 van de statuten het bestuur de mogelijkheid biedt op een later tijdstip verantwoording af te leggen, dan zal het oordeel van het College van Advies en de Kascommissie ten aanzien van het respectievelijk het financieel jaarverslag op datzelfde tijdstip bekend worden gemaakt.
38.6 Indien de ALV op grond van artikel 18.2a. van de statuten het bestuur ontheffing verleent van de in lid 4 van dat artikel genoemde verplichting, dan geldt deze ontheffing ook voor de door het College van Advies en de Kascommissie uit te spreken oordeel.
 

COMMITE VAN AANBEVELING

Artikel 39, het comité van aanbeveling
39.1 Personen die een bijdrage geleverd hebben aan een van de ECU’92 doelstellingen kunnen gevraagd worden voor het comité van aanbeveling.
39.2 Personen maken deel uit van het comité van aanbeveling voor onbepaalde tijd.
39.3 Personen die gevraagd worden deel uit te maken van het comité van aanbeveling kunnen geen gewoon lid van ECU’92 zijn.
39.4 Personen verbinden hun naam aan het comité van aanbeveling ter ondersteuning van de vereniging.
 

STICHTING ECONOMIE COMBINATIE UTRECHT (SECU)

Artikel 40, verhouding SECU en ECU’92
40.1 SECU is een aparte stichting, opgericht om de studieboekenverkoop voor de leden van ECU’92 te organiseren. Hierdoor zijn de financiële risico’s, die met de boekenverkoop gepaard gaan, in een aparte stichting ondergebracht.
40.2 Er is een contract gesloten tussen SECU, ECU’92 en de boekenleverancier. Daarnaast is er een separaat contract gesloten tussen ECU’92 en de boekenleverancier. Dit contract dient ter ondersteuning van het contract tussen SECU, ECU’92 en de boekenleverancier.
40.3 De volgende interne afspraken tussen ECU’92 en SECU zijn gemaakt: De coördinator Onderwijs van ECU’92 is bij alle ontmoetingen tussen SECU en de boekenleverancier aanwezig. Als er daarnaast ontmoetingen tussen ECU’92 en de boekenleverancier zijn, of als er tussen beide partijen afspraken gemaakt worden, dient de coördinator Onderwijs SECU hierover, te informeren.
 

COMMISSIES

Artikel 41, bestuur en commissies
Het bestuur kan aan elk van de commissies bindende aanwijzingen van allerlei aard geven, mits redelijk en passend binnen de taakomschrijving van de commissie.

Artikel 42, samenstelling
42.1. Gewone leden kunnen plaatsnemen in een commissie, mits ze geen deel uitmaken van het bestuur, College van Advies of de Kascommissie.
42.2. Bij de samenstelling wordt gestreefd naar een zo evenwichtig mogelijke verdeling tussen leden uit verschillende cohorten.
42.3. Voor de inhoudelijke commissies dient een motivatiebrief en CV aangeleverd te worden door de commissie kandidaten voorafgaand aan het sollicitatiegesprek.
42.4. De coördinator vanuit het bestuur kiest uit hun midden een voorzitter die de commissie vertegenwoordigt in interne en externe aangelegenheden.
42.5. De coördinator vanuit het bestuur verdeeld de overige functies, eventueel in overleg met de commissieleden en overige bestuursleden. Daarbij heeft de coördinator vanuit het bestuur de doorslaggevende mening.

Artikel 43, vergadering van de commissies
43.1. De vergadering wordt geleid door de voorzitter. Bij afwezigheid van deze is de secretaris of de vice-voorzitter plaatsvervanger. Indien beiden afwezig zijn, benoemen de commissieleden uit hun midden een vervanger.
43.2. De secretaris draagt er zorg voor dat van de vergadering notulen worden opgesteld en binnen korte tijd na de vergadering aan het bestuur worden overhandigd.

Artikel 44, jaarplan en begroting
44.1. De commissie stelt binnen een maand na het vormen van de commissie een plan op voor het komende jaar. Het plan bevat de activiteiten, vorm, inhoud die de commissie voornemens is te ontplooien. Bij het plan is een begroting toegevoegd. Dit plan dient ter goedkeuring aan het bestuur te worden voorgelegd.
44.2. Zes tot vier weken voor de activiteit gepland is, geeft de commissie inzage in de tot dan toe bereikte resultaten. Het bestuur beslist dan of de geplande activiteit doorgang kan hebben.
44.3. Het bestuur evalueert na de activiteit samen met de commissie de activiteit en het voortraject. Bij grote projectcommissies dient er een witboek gemaakt te worden.

Artikel 45, ingestelde of in te stellen commissies
Jaarlijks worden door het bestuur commissies ingesteld, die een bijdrage leveren aan het nastreven van de verenigingsdoelstellingen.
 

SLOTBEPALINGEN

Artikel 46, logo
In haar externe communicatie en op haar verenigingsblad hanteren het bestuur, het College van Advies en de commissies het ECU’92 logo.

Artikel 47, wijziging huishoudelijk reglement
47.1. Wijziging van het huishoudelijk reglement wordt voorbereid door het bestuur. Het bestuur vraagt hierbij advies aan het College van Advies.
47.2. In het huishoudelijk reglement van ECU'92 kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van de ALV, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld.
47.3. Het bestuur draagt er zorg voor dat tenminste 5 academische werkdagen voor de ALV een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, in de ECU-kamer ter inzage gelegd wordt tot na afloop van de dag waarop de ALV wordt gehouden.
47.4 Het voorstel wordt aangenomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

English:

Regulations of Study Association ECU'92

Most recently amended on 15 October 2014.

 

OBJECTIVES

 

Article 1, objectives

1.1. The objectives of Study Association ECU'92 are the following:

Promoting social contact between economics students of Utrecht University.

Improving the quality of economics education at Utrecht University.

Reducing the gap between academic theory and practice.

Promoting contact among alumni and between alumni and Study Association ECU'92 or, as the case may be, Utrecht University.

1.2. The Executive Committee applies these objectives as guiding principles when performing its Executive Committee duties.

 

MEMBERSHIP FEE

 

Article 2, membership fee

2.1. The membership fee to be paid by members and the contribution to be paid by patrons are determined each year by the GMM at the last meeting before the start of the new academic year.

2.2. The membership fee or contribution must be paid before 1 December of each year.

2.3. If a member or patron has not paid before 1 December, the Executive Committee may resolve to cancel the membership or expel the member concerned, but not before the member of patron has been notified in writing of the Executive Committee's intention to do so.

2.4. The Executive Committee will observe a reasonable period after dispatch of the written notification before cancelling the membership or expelling the member.

 

MEMBERS

 

Article 3, honorary members and members of merit

3.1. The GMM appoints honorary members and members of merit upon recommendation by the Executive Committee and after having head the Advisory Board.

3.2. Persons who have made an extraordinary contribution or effort over a prolonged period of time for Economie in Utrecht and ECU’92 in particular may be appointed as honorary members.

3.3. Members and former members who satisfy the following criteria may be appointed as members of merit:

a. They must have made an extraordinary contribution or effort towards the continuity and development of ECU’92 or Economie in Utrecht in general;

b. They must have demonstrated great involvement concerning ECU’92 and have offered advice and practical assistance.

3.4. Honorary members and members of merit are appointed for life.

3.5. Honorary members and members of merit can waive their status of honorary member or member of merit at any time.

3.6. Honorary members and members of merit are exempted from paying a membership fee. The obligation to pay a membership fee lapses for members who acquire the status of member of merit.

3.7. The Executive Committee records the appointment and waiver in the membership register.

 

Article 4, membership criterion

4.1. In elaboration of Article 4, paragraphs 2, 3 and 4 of the Charter of the Association, the Executive Committee takes into account the principles of equality and created expectations when assessing the economic content of the programme attended by a prospective member.

4.2. The Executive Committee is required to apply the criterion in a consistent manner during its term of office.

4.3. Once someone has been admitted as a member, he will retain that status irrespective of whether the Executive Committee applies the criterion in a different manner.

 

GENERAL MEMBERSHIP MEETING

 

Article 5, dates

GMMs are not held during academic holidays and not on Saturdays, Sundays or public holidays.

 

Article 6, administrative baggage

6.1. At the GMM, the Executive Committee is obliged to have the Association's Charter, the Association's Regulations, the Boekenstichting’s Articles, as well as all other – institutional – documents that are relevant during GMMs.

6.2. The chairman is required to have the agenda of the meeting and the chairman's gavel.

 

Article 7, minutes of the previous GMM

The minutes of the previous GMM are read out if and when at least one third of the persons with voting rights who are present so request.

 

Article 8, GMM documents

8.1. GMM documents include the minutes of the previous GMM and other documents that are discussed during the GMM.

8.2. GMM documents are not sent to the members. GMM documents are available for inspection in the ECU'92 room for five days before the GMM. The GMM documents can be sent by email upon request.

8.3. The documents are available in hard copy to the members who are present at the GMM.

 

Article 9, incoming and outgoing documents

9.1. The secretary reports to the GMM concerning the incoming and outgoing documents, to the extent he considers these relevant to the GMM. Upon request, he will provide a brief explanation of the content to the GMM.

9.2. The incoming and outgoing documents are also available for inspection in the ECU'92 room.

 

Article 10, definitive agenda

Following a possible reading of the previous minutes and discussion of the incoming and outgoing documents, the GMM adopts the definitive agenda upon recommendation by the chairman.

 

Article 11, addressing the meeting

11.1. If the regulations for the meeting so require, no one will be able to address the meeting without the chairman's approval.

11.2. The chairman gives those present the opportunity to speak as much as possible in the order in which they requested it.

11.3. The chairman determines whether paragraphs 1 and 2 apply on the basis of the number of those present and the subjects to be discussed. He may also set rules in respect of requesting the opportunity to speak.

 

Article 12, interruptions

12.1. Every person admitted to the GMM has the right to express his opinion concerning the subjects being discussed.

12.2. Only the chairman has the right to interrupt the speaker, to call him to order or to remind him of the provisions of the law, the charter or the regulations.

12.3. The chairman will interrupt the speaker in particular if the speaker disturbs the order in any way.

12.4. If the order is disturbed repeatedly, the chairman will have the right to have the person responsible removed from the meeting.

 

Article 13, motions

13.1. Each person with the right to vote has the right to submit a motion for the conclusion or reopening of deliberations concerning a certain subject.

13.2. Each person with the right to vote has the right to submit amendments to the motions being discussed.

13.3. Each person with the right to vote has the right to submit a motion for amendment of the sequence or division of the subjects to be discussed.

 

Article 14, voting about a motion

14.1. Voting about a motion takes place when no more amendments to any motion are proposed and the deliberations concerning that motion are concluded by the chairman.

14.2. Voting may take place per individual section of the motion and/or concerning the motion as a whole.

14.3. Voting in respect of amendments that have been submitted will take place in the order in which they were received.

14.4. If the scope of an amendment that was submitted later extends beyond that of an amendment submitted previously, the chairman may decide that the further-reaching amendment be put to the vote first.

14.5. The chairman will decide if the GMM cannot reach agreement concerning the application of this article.

 

Article 15, the judgement of the GMM concerning the policy plan, the budget and the annual report

15.1. If the GMM resolves, after having heard the judgements of Articles 44.3 and 44.4 and after implementing amendments, if applicable, that it will not approve one or more parts of the policy plan, the budget or the annual report, the GMM will have to find a solution immediately. Articles 15.2 and 15.3 provide two possible solutions.

15.2. If the GMM does not approve one or more parts of the annual report, the GMM will have the option of granting discharge subject to the condition precedent that the Advisory Board or the Audit Committee issue a positive opinion after all, following a revision. The revision and the assessment must take place within one month.

15.3. If the GMM does not approve one or more parts of the policy plan or the budget, the GMM will have the option of granting approval subject to the condition precedent that the Advisory Board or the Audit Committee issue a positive opinion after all, following a revision. The revision and the assessment must take place within two weeks.

15.4. If the GMM does not approve the policy plan and/or the budget or part thereof, the GMM will have to make arrangements with the Executive Committee concerning the policy to be pursued and with respect to assuming financial obligations to bridge the period between the GMM and the moment at which the policy plan and/or the budget or part thereof are approved after all.

15.5. The annual report as referred to in these Regulations comprises both an annual report and a financial annual report.

 

Article 16, any other business

After all other items on the agenda have been dealt with, any other business will be discussed. At this time anyone may ask questions of the Executive Committee or make announcements.

 

PROCEDURE FOR THE FORMATION OF THE PROSPECTIVE COMMITTEE

 

Article 17, general provisions

17.1. The ECU'92 Executive Committee performs the prospective committee procedure. The Advisory Board checks the prospective board procedure on behalf of the GMM on the basis of the rules that have been formulated for this purpose.

17.2. The Advisory Board designates one or more candidates from its midst who represent the Advisory Board during the prospective committee procedure.

17.3. The member/members designated by the Advisory Board is/are involved in the entire prospective board procedure. In the remainder of this article and in Articles 18, 19 and 20, these persons will be referred to as Advisory Board members.

17.4. The duties of the Advisory Board members consist primarily of process supervision and monitoring. Particular attention will be devoted to the quality and neutrality of the prospective board procedure. And secondly, the Advisory Board members will fulfil and intermediary role if no nomination is forthcoming due to a stalemate within the Executive Committee.

 

THE COURSE OF THE PROCEDURE

 

Article 18, the exploratory interview

18.1. The prospective committee procedure commences with exploratory interviews. The Executive Committee draws up Executive Committee member profiles before these interviews are conducted.

18.2. The Executive Committee determines together with the Advisory Board members what information will be provided to interested members during the exploratory interviews. The Executive Committee maintains contact in this connection with the Advisory Board members.

18.3. In any event, interested members are informed about the course of the selection procedure and receive a written version of the Executive Committee member profiles. They also receive a recent copy of the policy plan.

18.4. The Executive Committee conducts exploratory interviews with all interested members.

18.5. During this interview, interested members are afforded the opportunity to obtain information concerning ECU'92' as well as the Executive Committee positions and duties.

 

Article 19, the job interview

19.1. The Executive Committee prepares the job interviews with the Advisory Board members, which includes in any event a discussion of the letter of application and the formulation of a questionnaire.

19.2. The job interviews are conducted by members of the ECU'92 Executive Committee and the Advisory Board members.

19.3. A job interview is conducted with all candidates who submit a letter of application to the Executive Committee.

 

Article 20, formation and announcement

20.1. The Executive Committee and the Advisory Board members discuss the candidates after the job interviews.

20.2. The Executive Committee forms a prospective committee from the candidates. The Advisory Board members are present during these formation meetings.

20.3. A meeting with the Advisory Board is convened as soon as the Executive Committee has formed a prospective committee. During this meeting, the Advisory Body as a whole is informed of the course of the proceedings and the choice of prospective committee.

20.4. The Executive Committee convenes a GMM following the meeting referred to in the previous paragraph.

20.5. The Executive Committee nominates the prospective committee at the last GMM before the start of the new academic year.

20.6. A vote concerning the prospective committee is held during this GMM. The Advisory Board will make a statement concerning the course of the procedure before the vote is conducted.

 

EXECUTIVE COMMITTEE

 

Article 21, composition

21.1. The Executive Committee consists of a chairman, a secretary, a treasurer, an internal coordinator, an external coordinator and an educational coordinator.

21.2. The Executive Committee is authorised to change the internal division of duties in the interim. It will announce this at the next GMM after the change.

21.3. Members of the ECU'92 Executive Committee cannot be members of an ECU'92 committee.

 

Article 22, elaboration of Article 20.1 of the charter, policy is discussed at the GMM

22.1. If the Executive Committee wishes to change, develop or phase out policies included in the policy plan, such will be submitted to the GMM for approval.

22.2. Policy changes and recommendations have both a substantive and a financial substantiation.

 

Article 23, semi-annual report

23.1. The Executive Committee issues its semi-annual report concerning the course of affairs within the Association and the policy that was conducted at a GMM within six months after the start of the financial year, unless this term is extended by the GMM.

23.2. The Executive Committee issues its financial semi-annual report during this GMM.

 

Article 24, the 'vice positions'

24.1. The vice chairman replaces the chairman in his absence.

24.2 The vice secretary replaces the secretary in his absence.

24.3 The vice treasurer replaces the treasurer in his absence.

24.4. The 'vice positions' are determined when the prospective committee is announced. These positions are not bound to specific roles. Only the chairman cannot hold a 'vice position'.

 

Article 25, minutes of Executive Committee meetings

The Executive Committee has the right to resolve that the minutes of an Executive Committee meeting will not be made public if the interest of the Association so demands.

 

Article 26, supervision

The Executive Committee supervises compliance with the charter and the regulations by the members, patrons, honorary members and the members of merit.

 

 

ADVISORY BOARD

 

Article 27, composition and appointment

27.1. The Advisory Board consists of at least three and at most seven members.

27.2. Members have a term of office of at least one year. Each year, at least one member will have to retire subject to a maximum of three members per year.

27.3. The Advisory Board will announce at the first GMM of the new academic year which members are leaving the Advisory Board and as of what date.

27.4. Each new member of the Advisory Board is appointed by the GMM upon a binding nomination by the Advisory Board. The binding nomination can be composed of all members and patrons who have special knowledge, qualities or skills.

27.5. The new members to be nominated are notified to the Executive Committee at least fifteen working days before the first GMM of the new academic year. Announcement to the members takes place in the notice convening the first GMM of the new academic year.

27.6. During the actual vote on the nominations, the nominees leave the room where the vote is to take place.

27.7. The Advisory Board elects a chairman, a vice chairman and a secretary from its midst.

 

Article 28, incompatibilities

Members of the Advisory Board cannot be Executive Committee members of ECU'92 or of its Boekenstichting or members of an ECU'92 committee.

 

Article 29, positions

29.1. The Advisory Board supervises the Executive Committee. To that end, it has the right to request access to the minutes of the Executive Committee meeting also in the event the Executive Committee has resolved not to disclose them to the ordinary members. It also has a special supervisory role as regards the prospective committee procedure, which is referred to in Articles 17 up to and including 20 of these regulations. 

29.2. The Executive Committee may ask the Advisory Board to issue recommendations. The Advisory Board also has a special advisory role as regards the formation of the policy plan and the annual report.

29.3. The Advisory Board monitors compliance with the charter and these regulations.

 

Article 30, advice

30.1. The secretary to the Advisory Board lays down in writing the policy recommendations that were issued following a meeting with the Executive Committee. This list of recommendations is added to the minutes of the meeting. The Executive Committee reports how it has implemented the recommendations at the next meeting of the Advisory Board and the Executive Committee.

30.2. The GMM may also request inspection of the minutes and the list of recommendations, except in cases in which the minutes and the list of recommendations include data that could seriously prejudice the interests of the Association if disclosed.

 

Article 31, special advisory role

31.1. The Advisory Board has a special advisory role as regards the policy plan. Two meetings will be convened for this purpose at the start of the new academic year. During the first meeting an exploratory interview will be conducted with the prospective committee and it will be provided with advice concerning the formulation of the policy plan. During the second meeting, the Advisory Board will discuss the draft version of the policy plan with the prospective committee and issue recommendations.

31.2. The Advisory Board has a special advisory role as regards the annual report. Two meetings will be convened for this purpose at the start of the new academic year. During the first meeting, the Advisory Board will discuss the draft annual report submitted by the Executive Committee and issue recommendations. During the second meeting, the Advisory Board will discuss the final version of the annual report together with the Executive Committee.

31.3. The aim of these meetings is to issue advice concerning any irregularities, discuss new policy proposals, monitor long-term policy and issue advice with respect to feasibility.

31.4. The second meeting referred to in paragraphs 1 and 2 must be held at least ten working days before the first GMM of the new academic year. The new members referred to in Article 33.4 are present at these meetings.

 

Article 32, Advisory Board meetings

32.1. Meetings are chaired by the chairman or his deputy. The secretary draws up the minutes.

32.2. Members of the Executive Committee have the right to inspect the minutes of the Advisory Board meetings.

 

Article 33, Advisory Board meetings with the Executive Committee

33.1. The chairman of the Advisory Board and the chairman of the Executive Committee jointly draw up the agenda and select the dates for the meetings.

33.2. Meetings are chaired by the chairman of the Advisory Board or his deputy. The secretary to the Executive Committee will keep the minutes of the meetings.

33.3. The Advisory Board meets with the Executive Committee at least once per quarter. During these meetings, the Executive Committee reports on the policy conducted and the intended policy changes are submitted to the Advisory Board for advice. The Advisory Board reports on these meetings to the GMM.

33.4. In addition to the mandatory meetings referred to in the Regulations, the Advisory Board and the Executive Committee will be free to schedule other meetings if there is a need to do so.

 

 

AUDIT COMMITTEE

 

Article 34, composition and appointment

34.1. The Audit Committee consists of at least two and at most five persons.

34.2. Members have a term of office of at least one year.

34.3. Each new member of the Audit Committee is appointed by the GMM upon a binding nomination by the Advisory Board. The binding nomination can be composed of all members.

34.4. The composition of the Audit Committee for the new academic year is notified to the Executive Committee at least fifteen working days before the first GMM of the new academic year. Announcement to the members takes place in the notice convening the first GMM of the new academic year.

34.5. During the actual vote on the nominations, the nominated members leave the room where the vote is to take place.

34.6. After notifying the Executive Committee, the Audit Committee has the right to consult an external expert to support its duties.

 

Article 35, incompatibilities

Members of the Audit Committee cannot be members of the Executive Committee or an ECU'92 committee or its Boekenstichting, other than the Audit Committee itself. 

 

Article 36, position

36.1. The Audit Committee checks the cash in hand and the banking books for any irregularities at most seven days before each GMM that is convened. The Executive Committee is obliged to provide the Audit Committee with all information it requires to fulfil its duties.

36.2. The Executive Committee informs the Audit Committee before incurring large or irregular expenses that deviate from the budget.

36.3. The Audit Committee reports its findings to the GMM. It will delegate at least one person from its midst for this purpose.

 

Article 37, special advisory role

37.1. The Audit Committee has a special monitoring task as regards the budget. Two meetings will be convened for this purpose at the start of the new academic year. During the first meeting, an exploratory meeting will be conducted with the prospective committee concerning the preparation of the budget. During the second meeting, the Audit Committee will discuss the draft version of the budget with the prospective committee and issue recommendations. 

37.2. The Audit Committee has a special monitoring task as regards the financial annual report. Two meetings will be convened for this purpose at the start of the new academic year. During the first meeting, the draft financial annual report submitted by the Executive Committee will be discussed with the Executive Committee and recommendations will be issued. During the second meeting, the Audit Committee will discuss the final version of the financial annual report together with the Executive Committee.

37.3. The aim of this monitoring task is to check the documents for any irregularities, assess the financial feasibility of new policy proposals and monitor long-term financial policy.

37.4. The second meeting referred to in paragraphs 1 and 2 must be held at least ten working days before the first GMM of the new academic year.

 

SPECIAL ADVISORY AND MONITORING ROLE

 

Article 38, the special advisory and monitoring role and the GMM

38.1. The Advisory Board and the Audit Committee strive to hold the meeting described in Articles 37.1 and 43.1 jointly.

38.2. The Advisory Board and the Audit Committee strive to hold the meeting described in Articles 37.2 and 43.2 jointly.

38.3. The Advisory Board is obliged to pronounce its opinion concerning the annual plan and the annual report at the first GMM of the new academic year. This opinion must be substantiated.

38.4. The Audit Committee is obliged to pronounce its opinion concerning the budget and the financial annual report at the first GMM of the new academic year. This opinion must be substantiated.

38.5. In the event the GMM allows the Executive Committee to report at a later moment pursuant to Article 15.3 of the charter, the opinion of the Advisory Board and the Audit Committee concerning the [missing text] and the financial annual report respectively will be announced at that same time.

38.6. In the event the GMM exempts the Executive Committee from the obligation referred to in Article 18, paragraph 4 of the charter pursuant to paragraph 2, section a of that same article, said exemption also applies to the opinion to be expressed by the Advisory Board and the Audit Committee.

 

RECOMMENDING COMMITTEE

 

Article 39, the recommending committee

39.1. Persons who have made a contribution to ECU'92's objectives may be asked to join the recommending committee.

39.2. Persons are members of the recommending committee for an indefinite period.

39.3. Persons who are asked to join the recommending committee cannot be ordinary members of ECU'92.

39.4. Persons attach their name to the recommending committee in order to support the Association.

 

STICHTING ECONOMIE COMBINATIE UTRECHT (SECU)

 

Article 40, relationship between SECU and ECU'92

40.1. SECU is a separate foundation that was formed to organise the sale of textbooks for members of ECU'92. This means that the financial risks inherent in the sale of books have been placed with a separate foundation.

40.2. SECU, ECU'92 and the book supplier have concluded a contract. A separate contract has also been concluded between ECU'92 and the book supplier. This contract serves to support the contract between SECU, ECU'92 and the book supplier.

40.3. The following agreements were made between ECU'92 and SECU: the Educational Coordinator of ECU'92 attends all meetings between SECU and the book supplier. If there are also meetings between ECU'92 and the book supplier or if these parties make agreements, the Educational Coordinator will be obliged to inform SECU thereof.

 

COMMITTEES

 

Article 41, the Executive Committee and committees

The Executive Committee has the right to issue all manner of binding instructions to each of the committees, provided they are reasonable and in line with the description of the committee's duties.

 

Article 42, composition

42.1. Ordinary members can have a seat on a committee provided they are not members of the Executive Committee, the Advisory Board or the Audit Committee.

42.2. As regards committee composition, the aim is to have a balanced proportion of members from the various cohorts.

42.3. As regards the substantive committees, the committee candidates will be required to submit a motivation letter and a CV prior to the job interview.

42.4. The Executive Committee coordinator chooses from their midst a chairman who will represent the committee in internal and external matters.

42.5. The Executive Committee coordinator allocates the other positions, possibly in consultation with the committee members and the other Executive Committee members. In this connection, the Executive Committee coordinator's opinion is decisive. 

               

Article 43, committee meetings

43.1. Meetings are chaired by the chairman, in whose absence the secretary or the vice chairman will act as his deputy. If both are absent, the committee members will appoint a replacement from their midst.

43.2. The secretary ensures that the minutes of the meeting are drawn up and submitted to the Executive Committee shortly after the meeting.

 

Article 44, annual plan and budget

44.1. Within one month after having been formed, the committee draws up a plan for the coming year. The plan comprises the shape and content of the activities the committee intends to develop. A budget is added to this plan. The plan must be submitted to the Executive Committee for approval.

44.2. The committee allows inspection of the results achieved thus far for six to four weeks before the activity is scheduled. The Executive Committee then decides whether the activity can go ahead.

44.3. The Executive Committee evaluates the activity and the preliminary process together with the committee after the activity has been completed. A white paper has to be drawn up in case of large project committees.

 

Article 45, committees that have been or will formed

Each year the Executive Committee will form committees that make a contribution to the realisation of the objectives of the Association.

 


FINAL PROVISIONS

 

Article 46, logo

The Executive Committee, the Advisory Board and the committees will use the ECU'92 logo in their external communications and in the Association's magazine.

 

Article 47, amendments to the regulations

47.1. Amendments to the regulations are prepared by the Executive Committee. The Executive Committee requests the advice of the Advisory Board in this connection.

47.2.  ECU'92's regulations cannot be changed other than pursuant to a resolution adopted by the GMM, which has been convened stating that a motion for a change to the regulations will be made at that meeting.

47.3. The Executive Committee ensures that a copy of that motion, including the verbatim text of the proposed change, is made available for inspection in the ECU room at least five academic working days before the GMM until after the day on which the GMM was held has ended.

47.4. The motion is adopted by a simple majority of the votes cast.